Excelの活用

「1日1問」仕事に役立つ知識を充電(ITキャパチャージ）
いろいろな新しいIT用語が生まれています。ITキャパチャージでは、リクルートが運営するキーマンズネットのITキャパチャージではクイズ形式でIT関連の知識を身につけることができます。また、IT用語を調べるときにIT単語帳はたいへん便利です。IT関連の分かりやすく役立つ情報が満載です。ぜひ、無料会員登録をして活用したいサイトです。
■ セルに入力するデータをリストから入力する    ■

Excelのワークシートにデータを入力するうえで、以下のような機能を実現したいときがあります
   ● キーボード入力が不慣れな人にデータを入力してもらう
   ● 入力できるデータに制限をかけたい

 たとえば、図１のように氏名、会社名、所属部署を入力するワークシートを例に考えます。
 所属部署には経理、総務、営業というデータしか入力しない、他のデータは入力できないようにしたいという場合を考えます。このような場合にはリスト (一覧) を設定すると便利です。

　

図１ 氏名、会社名と所属部署を入力するワークシート
リスト入力とは、図２のように入力できるようにすることです。

図２ リスト入力を設定
 このようにすることで、リストで設定されたデータしか入力できなくなります。したがって、誤ったデータが入力されることはありません。また、キーボード操作が苦手な人に対して、マウスで一覧から入力してもらえるというメリットもあります。
● リスト入力の設定方法
１． リスト入力を行いたいセルを選択します。図２の場合では「D3」です
２．  [データ]→[入力規則]をクリックし、設定のタブをクリックします。(図３)

　

図３ [データ]→[入力規則]をクリックし、設定のタブをクリック
３． [入力値の種類]の中から[リスト]をクリックします。
４． [元の値]に入力させたいデータを入力します。この例ですと経理，営業，総務と入力しま
      す。 (図４) ここでセルが選択されたときや、入力されたデータ以外のデータが入力された
      ときにメッセージを表示させたい場合は[入力時メッセージ]および[エラーメッセージ]のタ
      ブをクリックしてメッセージを設定します。

図４ 元の値を設定
５．[OK]をクリックします。
以上で設定完了です。セルをコピーした場合でも入力規則もコピーされます。