| ■問7■ |
出張に伴う事務処理に関する次の記述を読んで，設問１〜５に答えよ。
Ａ社では，各部主導で身近な業務の改善を行うことになった。営業部では，国内遠隔地への出張が多いので，Ｂ君が中心になってその事務処理を見直すことになった。
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Ａ社の営業部では，遠隔地に出張するときに次の手続を行う。 |
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(1) |
部員（以下，申請者という）は，出張が決まると図１の出張申請書に所定の事項を記入して部長に申請し，検印を受ける。 |
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(2) |
申請者は，検印済みの出張申請書を総務担当者に渡す。 |
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(3) |
総務担当者は，申請者が出張中に使う概算出張費を仮払金として，経理部に申請する。 |
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(4) |
申請者は，切符を購入してもらうために，時刻表を調べて乗車予定の列車名などのメモを総務担当者に渡す。総務担当者は，旅行会社へ切符を注文し，納入されると申請者に渡す。 |
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(5) |
申請者は，出張から帰った後，図２の出張旅費精算書に所定の事項を記入して部長に申請し，検印を受ける。 |
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(6) |
総務担当者は，検印済みの出張旅費精算書を申請者から受け取ると，必要な経理処理を行い，経理部に送付する。 |
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(1) |
出張費合計額は，主要交通機関の料金，近距離交通機関の料金，日当，宿消費の合計である。差引支給額は，出張費合計額から仮払金を差し引いた金額である。 |
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(2) |
日当と宿泊費は，出張を開始した日の役職によって決まり，出張した日数分（宿泊費は，宿泊数分）支給される。 |
Ｂ君は，出張に伴う事務処理を改善するために，過去の出張申請書と出張旅費精算書を分析するとともに，改善に当たっての留意事項を本社の担当部署に問い合わせた。分析結果と留意事項をまとめると，次のとおりである。
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(1) |
出張中に，何らかの理由で期間や主要交通機関を変更しているケースがある。 |
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(2) |
1回の出張で使用する主要交通機関は，最多でも現在の記入欄の数で十分である。 |
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(3) |
1回の出張で使用する近距離交通機関は，数が多くて書ききれないことがある。 |
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(1) |
現在の帳票のすべての項目があれば，出張申請書と出張旅費精算書のフオーマットは，現行のものと異なってもよい。 |
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(2) |
各帳票を処理後，担当部署へ送付するときは，混乱を避けるために各帳票に不必要な情報を含めてはならない。部長の検印を受けるときも同様とする。 |
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(3) |
出張申請書は事前に，出張旅費精算書は事後に，検印を受けたものが正式書類となる。両帳票とも申請者の印が必要である。 |
Ａ社では，１年後に出張に関する事務処理を含んだトータルなシステムを構築する予定なので，今回は暫定的な方法で対処することにした。
Ｂ君は，暫定策として表計算ソフトを使うことにし，１回の出張で使用する出張申請書と出張旅費精算書を一つのワークシート上に作成することにした。ただし，暫定策なので，ほかのシステムやデータベースとの連動や，ほかのソフトウェアパッケージの組込み，複雑な例外処理などは考慮しないことにした。
このワークシートは，営業部のファイルサーバに格納し，各部員が利用できるようにする。また，各種分析や再利用ができるように，各部員が出張したときのワークシートも，同じサーバの別フォルダに保存する。
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■設問1■
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Ｂ君の暫定策で改善できるものを，解答群の中から二つ選べ。
| ア |
同じ出張先などに出張する場合，前回使用した帳票の内容を再利用し，変更項目だけを書き換えることで帳票の作成作業を軽減する。 |
| イ |
出張先の都市名を入力すると，最新の時刻表から主要交通機関（列車名と区間など）の候補を提示し，申請者がそれを選択すると料金を自動的に計算する。 |
| ウ |
出張旅費精算書の項目には単純に計算できるものが多いので，必要最低限の入力だけを行うようにして，各種の計算を自動化する。 |
| エ |
書類は一定のルールに従って，関係者間を何回か行き来している。書類の流れを電子化し，前工程の完了時に次工程の人に処理を促すことで，事務のスピードアップを図る。 |
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■設問2■
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Ｂ君は，出張申請書と出張旅費精算書を一つのワークシート上に配置するときの方針を整理した。
その方針に関する次の記述中の 【 】 に入れる適切な字句を，解答群の中から選べ。
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(1) |
入力内容などに誤りがあった場合に
【 a 】
を表示するためのセルや，処理を選択するためのセルなどは，申請者の注意を促すためにワークシートの先頭部分に配置する。 |
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(2) |
申請者が最初に作成するのは
【 b 】 なので，ワークシート上の(1)の内容の下に
【 b 】
を配置し，もう一方の帳票はその下に配置する。 |
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(3) |
日当や宿泊費などの単価を求めるための
【 c 】 用のセルや作業領域用の
セルが必要な場合，申請者は見なくてもよいので，両方の帳票の下に配置する。 |
| ア エラーメッセージ |
イ 希望列車などのメモ |
ウ グラフ表示 |
| エ 出張申請書 |
オ 出張旅費精算書 |
力 テーブル |
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■設問3■
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Ｂ君は，二つの帳票を同一ワークシート上に配置したが，利用するタイミングが異なるので，申請者が印刷するために工夫が必要であると考えた。
次の三つの印刷処理案に関する記述中の
【 】 に入れる適切な字句を，解答群の中から選べ。
| (1) |
二つの帳票を毎回１枚の用紙に印刷する単純な方法がある。この場合，部長へ申請するときには，【 d 】
必要がある。 |
| (2) |
各帳票を印刷する際に，印刷するセルの範囲を指定する方法がある。この場合，各帳票を印刷するたびに，申請者が正しく範囲を指定する必要がある。 |
| (3) |
マクロを使って各帳票を印刷する処理を選ぶ方法がある。この場合，【 e 】
必要がある。 |
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今回の暫定策では，申請者の作業回数が最も少なく，間違える可能性が最も少ない 【 f 】 案を採用することにする。 |
| ア 計算式も印刷する |
イ 事前に定義しておく |
| ウ 縮小して印刷する |
エ 不要な部分を切り取る |
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■設問4■
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Ｂ君は，ワークシート上で各帳票のフォーマットを設計するために，各項目の配置を考えた。
出張申請書の各項目の配置に関する次の記述中の
【 】 に入れる適切な字句を，解答群の中から選べ。
| (1) |
帳票名称や，共通部（検印，申請日，申請者の所属部課，役職，社員コード，氏名，出張先），目的は，帳票の上部にまとめて配置することにした。 |
| (2) |
出張申請書の主要交通機関の欄に列車名や区間などを指定すれば，部長の検印後すぐに
【 g 】 に切符を購入してもらえると考えた。そこで，出張旅費精算書の主要交通機関と同様に，列車名や区間などを同じ行に配置することにした。その結果，列車名や区間などの明細部分は
【 h 】
行あれば十分なので，この部分は共通部の下の左側に配置することにした。 |
| (3) |
期間は，開始日と終了日からなる。この部分は，主要交通機関の右側の上部に配置することにした。 |
| (4) |
残った 【 i 】 と備考は，主要交通機関の右側の余った部分に配置することにした。 |
| (1)〜(4)に基づいて，出張申請書の各項目の配置を図３のように整理した。 |
| ア 申請者 |
イ 総務担当者 |
ウ 部長 |
エ 旅行会社 |
| ア 概算出張費（仮払金） |
イ 近距離交通機関 |
| ウ 差引支給額 |
エ 日当と宿泊費 |
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■設問5■
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申請日，申請者の所属部課，役職，社員コード，氏名，出張先，期間，主要交通機関の列車名と区間，仮払金は，双方の帳票に共通する項目である。入力項目数を減らし，誤入力を防ぐために，
・
出張申請書と同じ内容の項目は，出張旅費精算書では値を参照する
・
出張旅費精算書で書き換えてはならない項目は，セルを保護する
ことにして，表に整理した。ここで，表の項目はすべて記入済みであるが，網掛けの部分は表示していない。
表中の 【 】 に入れる適切な字句の組合せを，解答群の中から選べ。
解答群
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■答え■
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| 設問1 ： |
ア，ウ |
| 設問2 ： |
ａ−ア，ｂ−エ，ｃ−カ |
| 設問3 ： |
ｄ−エ，ｅ−イ，ｆ−ウ |
| 設問4 ： |
ｇ−イ，ｈ−エ，ｉ−ア |
| 設問5 ： |
ｊ−ア，ｋ−エ，ℓ−ウ |
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